Privacyverklaring voor sollicitanten
Versie 2019.01 – laatste update 2 september 2019
Aan de hand van deze privacyverklaring willen wij je informeren omtrent de verwerking van je persoonsgegevens tijdens onze aanwervingsprocedure. Hieronder leggen wij uit welke gegevens we van jou verzamelen, op welke basis wij deze persoonsgegevens verzamelen en waarom wij deze gegevens verwerken.
Wanneer je solliciteert bij Vandelanotte verklaar je deze privacyverklaring te hebben gelezen en in te stemmen met de inhoud ervan.
- Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?
Vandelanotte ++, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A en ondernemingsnummer 0429.311.112 en de met Vandelanotte ++ verbonden vennootschappen in de zin van artikel 1.20 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen zijn de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor jouw persoonsgegevens (hierna genoemd ‘Vandelanotte’). De lijst van vennootschappen vind je onderaan deze verklaring terug.
Om je eenvoudiger bij te staan wat betreft jouw rechten op het vlak van persoonsgegevens hebben de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken Vandelanotte ++ aangeduid als centraal aanspreekpunt met betrekking tot het geven van informatie over je persoonsgegevens en voor het uitoefenen van je rechten (zie verder onder punt 8).
- Hoe en waarom verwerken wij je persoonsgegevens?
Wanneer je rechtstreeks bij ons solliciteert via ons recruitment mailadres of via een vacature op onze website verwerkt Vandelanotte jouw persoonsgegevens voor het registreren van jouw sollicitatie. Jouw gegevens kunnen ook bij ons terechtkomen via een werving & selectiebureau waar je je hebt ingeschreven.
Vandelanotte verwerkt alle nodige gegevens die vereist zijn om jouw sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving. Concreet houdt dit in dat wij jouw persoonsgegevens verwerken om je geschiktheid voor een bepaalde functie, positie of opdracht te beoordelen. Tevens verwerken wij jouw persoonsgegevens om met jou te communiceren lopende de aanwervingsprocedure.
In het geval van een positieve evaluatie en de beslissing om je aan te werven, gebruiken we jouw persoonsgegevens ter voorbereiding van de arbeidsovereenkomst. Indien er niet onmiddellijk een beslissing tot aanwerving volgt, houden we je gegevens bij in ons wervingsreserve voor een mogelijkse vacature in de toekomst.
- Op welke rechtsgrond baseren wij ons?
De verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van onze aanwervingsprocedure behoort tot het gerechtvaardigd belang van Vandelanotte, zijnde het belang om jou te evalueren alvorens je een aanbod van tewerkstelling te doen.
In het geval van een beslissing om je niet aan te werven, behoort het tot ons gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te bewaren gedurende een welbepaalde periode (zie punt 6). Wij bewaren je gegevens zodat we je in de toekomst kunnen contacteren voor eventuele toekomstige vacatures die aansluiten bij jouw profiel of teneinde onze belangen te vrijwaren in het geval van eventuele betwistingen.
Indien wij jouw persoonsgegevens langer wensen te bewaren dan de in punt 6 vermelde periode, zullen wij hiervoor steeds uw toestemming vragen.
- Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?
Tot jouw persoonsgegevens behoort alle informatie die op jou betrekking heeft of op basis waarvan je geïdentificeerd kan worden.
Voor de doeleinden zoals omschreven in punt 2 verwerkt Vandelanotte volgende persoonsgegevens van jou:
- Persoonlijke identificatiegegevens zoals je naam, adres, e-mailadres…;
- Persoonlijke bijzonderheden zoals je geboortedatum, nationaliteit, talenkennis, gezinssamenstelling, rijbewijs…;
- Gegevens met betrekking tot je opleiding en beroepservaring zoals gegevens van voormalige werkgevers, gevolgde opleidingen en behaalde diploma’s…;
- Resultaten van assessments;
- Gegevens met betrekking tot je huidige job zoals loongegevens
Tijdens de aanwervingsprocedure ben je geenszins verplicht om ons bovenstaande informatie te bezorgen, maar weet wel dat dit de beslissing tot aanwerving kan beïnvloeden.
- Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Tijdens de aanwervingsprocedure worden je persoonsgegevens gedeeld met onze interne medewerkers die betrokken zijn bij de werving en selectie. In eerste instantie gaat dit om de medewerkers van onze HR-afdeling. In een verdere fase van de aanwervingsprocedure wordt tevens de business line director en de teammanager van de betrokken vacature op de hoogte gebracht van jouw persoonsgegevens.
Vandelanotte deelt je persoonsgegevens in geen geval met derde partijen, met uitzondering van een extern assessmentkantoor of het rekruteringskantoor via hetwelk je met ons in contact werd gebracht.
Daarnaast wordt onze database met jouw persoonsgegevens extern bewaard. Dit houdt in dat de leverancier van de software in theorie toegang kan nemen tot jouw persoonsgegevens. Deze partij is evenwel een verwerker die gebonden is door een verwerkersovereenkomst dewelke een geheimhoudingsverplichting bevat.
Zowel intern als extern is elke partij die in aanraking komt met je persoonsgegevens gebonden door een geheimhoudingsverklaring.
In uitzonderlijke gevallen kunnen je persoonsgegevens gedeeld worden in het kader van een zakelijke transactie zoals bijvoorbeeld tijdens de verkoop van (een deel van) de onderneming of een reorganisatie, fusie, joint-venture of andere beschikking over de onderneming, de bedrijfsmiddelen of aandelen.
- Worden je persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte?
Vandelanotte geeft je persoonsgegevens niet door aan landen gevestigd buiten de EU/EER noch aan een internationale organisatie. Wij zien er op toe dat je persoonsgegevens steeds bewaard worden binnen België, minstens binnen de EU.
- Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?
Vandelanotte houdt je persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals hoger beschreven.
Indien er aan de aanwervingsprocedure geen positief gevolg wordt gegeven, dan houden wij uw persoonsgegevens nog 2 jaar bij na afloop van de aanwervingsprocedure. Mochten wij je persoonsgegevens na deze periode nog langer wensen bij te houden in onze wervingsreserve, dan zullen wij hiervoor steeds je toestemming vragen.
- Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Vandelanotte heeft diverse beveiligingsmaatregelen genomen zodat je persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden.
Indien er ondanks de beveiligingsmaatregelen er toch sprake is van een beveiligingsincident dat mogelijk (ernstige) nadelige gevolgen heeft voor jouw privacy, zal je door Vandelanotte worden geïnformeerd over het incident en de maatregelen die door Vandelanotte werden genomen om te gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.
- Welke rechten heb je als sollicitant en hoe kan je deze uitoefenen?
Als sollicitant beschik je over diverse rechten onder de huidige wetgeving rond gegevensbescherming.
Recht op toegang
Je beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij je persoonsgegevens verwerken. Van zodra wij jouw gegevens toevoegen aan onze database ontvang je een bevestigingsmail met jouw persoonlijke login naar je kandidatenprofiel. Op dat ogenblik weet je dat je persoonsgegevens door ons verwerkt worden. In je kandidatenprofiel kan je de basisinformatie omtrent het verloop van je aanwerving volgen.
Tevens beschik je over het recht om kosteloos een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij van jou bewaren.
Recht op verbetering
Je hebt het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij van jou hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen. Dit kan je doen door je gegevens aan te passen in je kandidatenprofiel.
Recht op verwijdering
Je hebt het recht om ons te verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen. Je beschikt te allen tijde over de mogelijkheid om je kandidatenprofiel te verwijderen.
Recht op beperking
Je kan ons verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar
Je hebt steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens op voorwaarde dat je je bezwaar motiveert.
Recht van overdraagbaarheid
Je beschikt over het recht om je persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen op voorwaarde dat de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op je toestemming dan wel op een overeenkomst gesloten tussen jou en Vandelanotte. In dat geval beschik je ook het recht om deze gegevens aan andere verwerkingsverantwoordelijken te doen overdragen.
Recht op intrekking toestemming
Indien de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op je toestemming kan je deze toestemming te allen tijde opnieuw intrekken.
Bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Vandelanotte kan gronden hebben om niet of gedeeltelijk in te gaan op je verzoek.
Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kan je terecht bij dpo@vdl.be. Alvorens aan je verzoek te voldoen kunnen wij je vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.
Indien je van oordeel bent dat Vandelanotte onvoldoende gehoor heeft gegeven aan een eventuele klacht omtrent de verwerking van je persoonsgegevens kan je klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
- Contact
Indien je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Vandelanotte dan kan je hiervoor terecht bij onze Data Protection Officer (DPO) via dpo@vdl.be of via brief aan DPO Vandelanotte – President Kennedypark 1a 8500 Kortrijk.
- Wijzigingen
Vandelanotte kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.
Overzicht vennootschappen:
Vandelanotte ++
President Kennedypark 1A
8500 Kortrijk
0429.311.112
Vandelanotte Accountancy
President Kennedypark 1A
8500 Kortrijk
0876.286.023
Vandelanotte Bedrijfsrevisoren
President Kennedypark 1A
8500 Kortrijk
0433.608.707
Vandelanotte Security & Privacy
Torhoutse Steenweg 250
8200 Brugge
0678.791.944
Vandelanotte France
Boulevard de la Liberté 130
59800 Lille – France